Máy chấm công và những điều cần biết trước khi mua

     Máy chấm công hiện nay khá phổ biến với chúng ta, một hệ thống quản lý nhân sự chuyên nghiệp với giá thành không quá đắt. Nhưng để lựa chọn được một máy chấm công phù hợp với đặc thù và tính chất công việc của doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng, nhất là với những ai chưa biết nhiều vê 3 từ "máy chấm công". Để hiểu thêm về điều này, Công ty cổ phần Mangotech xin chia sẽ những kinh nghiệm, những điều cần biết khi lựa chọn cho mình một chiếc máy chấm công phù hợp.

     Một hệ thống chấm công cơ bản gồm 2 phần: phần cứng và phần mềm, để hệ thống hoạt động ổn định, thì cả phần cứng lẫn phần mềm đều rất quan trọng. Phần cứng chúng ta nói đến là các máy chấm công (máy chấm công vân tay, máy chấm công thẻ từ, máy chấm công nhận diện khuôn mặt, máy chấm công thẻ giấy) có nhiệm vụ ghi lại thời gian điểm danh ( đến và về) của nhân viên là lưu vào bộ nhớ của máy. Phần mềm chính là phần chấm công, có nhiệm vụ tính toán thời gian điểm danh của nhân viên thành số công làm trong tháng của nhân viên, thời gian đi muộn về sớm, làm thêm...

Lựa chọn phần cứng:

1. Bộ nhớ thiết bị: bạn cần quan tâm đến các thông số sau:
- Bộ nhớ người dùng: là số lượng người dùng (user) mà máy chấm công sẽ quản lý, thông số này là cần thiết vì nếu bạn chọn máy có bộ nhớ ít hơn so với nhân viên thì bạn sẽ cần phải tốn thêm chi phí mua thêm 1 chiếc máy nữa rất lãng phí.
- Bộ nhớ vân tay: là số lượng vân tay mà máy có thể quản lý, thông số này cho bạn biết được số lượng vân tay mà bạn có thể đăng ký trên thiết bị (mỗi người dùng có thể đăng ký từ 1 đến 10 ngón tay). Các dòng máy chấm công bằng vân tay sẽ có thông số này.
- Bộ nhớ thẻ: là số lượng thẻ cảm ứng (thẻ từ) mà máy cho phép đăng ký (mỗi người dùng được đăng ký 1 thẻ). Các dòng máy chấm công bằng thẻ từ sẽ có các thông số này.
-  Bộ nhớ khuôn mặt: là số lượng khuôn mặt tối đa mà máy cho phép đăng ký (mỗi người dùng đăng ký 1 khuôn mặt). Thông số này chỉ có trên các dòng máy chấm công băng khuôn mặt, số ít có tích hợp trên các máy chấm công cao cấp của các hãng như Suprema, virdi...
- Bộ nhớ sự kiện: là số bản ghi (log record) tối đa mà máy có thể lưu trên máy, mỗi lần xác nhận (chấm công) của người dùng (có thể là vân tay, thẻ cảm ứng…) máy sẽ lưu các thông tin xác nhật đó lại (thời gian, trạng thái, ID…) để khi cần phần mềm có thể download về xử lý, mỗi lần người dùng xác nhận được tính một bản ghi và khi số bản ghi này đầy máy chấm công sẽ không cho phép bạn chấm công thêm lần nào nưa (phần mềm tải về và xóa các bản ghi đi để tiếp tục lưu, thường thì việc này các phần mềm tự động làm).
2. Kết nối máy tính: là các chuẩn kết nối mà máy chấm công hỗ trợ để kết nối với máy tính (RS232, RS485, RS442, ethernet, USB, WIFI…).
3. Kích thước máy: Gồm chiều cao, chiều rộng, độ dày của máy. Bạn nên xem xét trước khi mua tránh trường hợp vị trí lắp đặt lại nhỏ hơn so với kích thước của máy.
4. Môi trường làm việc: một số máy chấm công có khả năng chống nước, chống bụi bẩn, chống va đập… bạn cần quan tâm thông số này nếu điểm lắp đặt máy có môi trường khắc nhiệt.

 Lựa chọn phần mềm:

     Cũng giống như lựa chọn phần cứng, lựa chọn phầm mềm chấm công cũng là một bước khá quan trọng giúp bạn quản lý nhân viên của mình được dễ dàng hơn, phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp. Trên thị trường hiện nay có nhiều nhà cung cấp phần mềm chấm công tính phí hay phần mềm miễn phí đi kềm theo máy, nhưng chung quy bạn phải xác định rõ những điểm sau đây để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất:
– Ca làm việc: Nếu hệ thống của bạn chỉ có một ca làm việc hoặc một người chỉ làm một ca làm việc thì bạn không cần phải quan tâm đến, nhưng nếu bạn có nhiêu hơn một ca làm việc và nhân viên của bạn có thể làm các ca làm việc khác nhau (ca làm việc không cố định) thì bạn phải chọn áp dụng cho hệ thống của bạn phần mềm có tính năng tự động tìm ca làm việc để giảm gánh năng cho người sử dụng phần mềm (tránh việc phải định nghĩa ca làm việc bằng tay trên phần mềm). 
– Số lượng nhân viên phần mềm sẽ quản lý: Một số phần mềm sẽ chạy rất chậm nếu số lượng người dùng quá lớn, bạn nên chọn các nhà cung cấp có các phần mềm chấm công được viết trên nền tảng tiên tiến, có nhiều năm kinh nghiệm và hỗ trợ nhiều kiểu database (cơ sở dữ liệu). 
– Kiểu tính giờ: Kiểu tính giờ là phương thức mà bạn sẽ áp dụng để tính giờ làm việc của nhân viên sau khi đã chấm công trên máy, tùy theo yêu cầu về dữ liệu đầu ra mà bạn xác định các tính năng cần có như không tính làm thêm sau ca, không tính làm thêm đối với một số nhân viên, không tính đi muộn trong ngưỡng cho phép, không cần điểm danh ra về nhưng vẫn tính công….

Trên đây là một lưu ý cơ bản để có thể chọn lựa một chiếc máy chấm công phù hợp với doanh nghiệp bạn đang làm. Mọi thắc mắc cần được giải pháp xin liện hệ với chúng tôi để được tư vấn tốt nhất.

x